Google suite è il pacchetto di applicazioni per il lavoro aziendale che accentra tante funzioni e rende tutto connesso.

Un tempo si chiamava Google Apps, oggi si chiama Google Suite: l’insieme dei servizi integrati che il gigante di Mountain view mette a disposizione delle aziende per l’organizzazione, la pianificazione e lo svolgimento del lavoro in team.

L’obiettivo di Google suite è:

• Facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i lavoratori.
• Fornire un comodo e sicuro spazio di archiviazione per tutti i file.
• Semplificare la gestione del lavoro, rendendo più veloce pianificare le riunioni, organizzare il piano di lavoro e ritrovare documenti condivisi.

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All’interno del pacchetto di applicazioni integrate, che rende tutto connesso e digitalizza tutti gli aspetti del lavoro aziendale, spiccano Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, spazio di archiviazione Drive, Calendario, Moduli ed Hangout. Applicazioni a cui si può accedere da telefono, tablet e computer e che possono essere facilmente sincronizzate su ciascun dispositivo. Gli utenti, cioè, possono spostarsi da un device all’altro con grande fluidità e senza perdita di funzionalità.

Alcuni vantaggi di Google Suite

Hangout, applicativo chat che consente di:

• Inviare messaggi e file di vario tipo.
• Effettuare chiamate vocali e videochiamate.
• Avviare conversazioni di gruppo con un numero di partecipanti che può raggiungere anche le 100 unità.

In questo modo, si facilitano le conversazioni rapide e informali tra colleghi dello stesso ufficio, tra l’azienda madre e i lavoratori connessi da remoto, tra i diversi reparti aziendali.

Niente più documenti cartacei. La digitalizzazione dei documenti aziendali è compatibile con l’ambiente. E rende molto più rapido il controllo dei documenti da parte dei vari attori aziendali.

Tutto può essere organizzato ordinatamente all’interno di cartelle condivise su Drive, in cui ognuno può dare il suo contributo e proporre modifiche.
Uno stesso documento, infatti, può essere tenuto aperto e sottoposto a modifica in contemporanea da più utenti.

Il pacchetto di applicazioni del gigante di Mountain View è stato rinnovato anche con l’aggiunta di funzioni che sfruttano le peculiarità dell’intelligenza artificiale.

Nuove funzioni

All’interno di Drive, è stata inserita Quick Access, una funzione basata su algoritmi di machine learning (un tipo di intelligenza artificiale) che rende più immediato l’accesso ai documenti di lavoro e promette di diradare l’uso della funzione di ricerca.

Quick Access, infatti, è in grado di intuire quali file vorrà consultare l’utente. La previsione si basa sull’ultimo accesso effettuato o sulla fascia oraria in cui ne è avvenuta l’apertura in precedenza. I file vengono suggeriti all’utente ed evidenziati per essere subito visibili.  

Un’altra funzione si chiama Find a time. Serve a pianificare una riunione e setaccia i calendari di tutti i partecipanti alla ricerca di un momento libero in cui siano disponibili tutti.

Infine, G Suite ha integrato all’interno di Fogli, Documenti e Presentazioni, la scheda Explore, che fornisce all’utente consigli, analisi e strumenti di editing veloce sulla base del contenuto del documento.

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